137. Wordの赤字直しを効率よく


Wordで赤字直しを手作業で行うときは、分かりにくい、やりにくい状態を整理して、いつもの見慣れた景色にすると、効率よく作業を行えるようになります。

フォントの設定を整える
MS明朝の半角カン(,やピリオ(.は、プリントすると後ろにアキがあるように見えてしまうことがあるので、半角文字は総てCenturyに。そうすると、画面上でも、プリントしても、スペースが「ある/なし」がはっきり分かります。英数字やパーレン等の約物も、半角を欧文フォントのCenturyにすると、全角・半角の区別が分かりやすくなります。

【手順】すべての文字を選(Ctrl+A、①MS明朝に、すべて選択されたまま②Centuryに。これで、全角文字は見慣れたMS明朝、半角文字のみCenturyに。

原稿用紙設定は解除
原稿用紙の設定になっていると、欧文・数字や句読点等の約物が半角なのか全角なのか、前後等に不要なスペースがあるのかないのか等、色々なことが分かりにくいので、ページレイアウトの原稿用紙設定でスタイル:「原稿用紙の設定にしない」を選んで、解除します。

【注意】マス目や下線付きの原稿用紙風ではないWordファイルでも、半角のカンマ等がなんだか変な位(文字と文字の真ん中あたりにあるときに、ページ設定-文字数と行数のところで「原稿用紙の設定にする」となっていることがあります。ここも他の設定に変更します。

文献目録を普通のテキストに
Wordで自動生成された文献目録の文献番号を付け直し、指示どおりに並べ替えるときには、該当する行全体を選択してコピーし、貼り付けのオプションで「テキストのみ保持」でペーストすると、本文中の参照番号とのリンクも外れてシンプルな文字列となり、思いどおりに修正できます。

変更履歴を承諾、停止
「変更履歴の記録」がONのママになっているものは、校閲-承諾で「すべての変更を反映し、変更の記録を停止」とします。

拡大表示でしっかり確認
引用・参考文献などで、カンマやピリオド、コロンやセミコロン、スペースなどの細かい部分も含めて、文字入力や直しの結果を画面上で目視確認するときには、200%拡大表示すると、視力に難があってもしっかり見えます。

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Wordからの出力(原稿がデータの状態が分かりにくいもので、原稿整理の際に間違った指示がされているものを見かけることがあります。データの状態を誤認したことによる間違った指示は、データを直接さわるDTP作業者の誤訂(例:アキを詰める指示のつもりが、データにはアキがないため、“、”をトル指示と誤認、等を誘発する原因にもなりかねません。可能であれば、Wordから出力される原稿についても、調整が行なわれたものになるとよいのですが。

~おまけ~

Wordをテキスト形(.txtで保存すると、Wordにあったはずの文字が抜け落ちてしまうことがあります。抜け落ちるところは以下のような部分です。必要な文字列は、事前に移動しておきます。

・独立し(挿入されたテキストボックス内の文字
・コメントとして書かれている文字

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